Arbeitsrecht
DIGITALE ARBEITSVERTRÄGE SIND SEIT JANUAR 2025 MÖGLICH
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Konkret heißt das: Arbeitgeber können auch per E-Mail über die wesentlichen Vertragsbedingungen informieren. Der Abschluss eines Arbeitsvertrages ist grundsätzlich formfrei möglich.
Das bedeutet, dass dieser sowohl schriftlich, aber beispielsweise auch mündlich abgeschlossen werden kann. Allerdings müssen Arbeitgebende die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich „niederlegen“. Dies ergibt sich aus dem Nachweisgesetz (NachwG).
Hierzu gehört etwa die vereinbarte Arbeitszeit, die Höhe und Zusammensetzung des Entgelts oder die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs. Nicht selten enthalten schriftliche Arbeitsverträge bereits diese Angaben. Seit dem 1. Januar 2025 ist es möglich, dass diese wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform abgefasst und den Arbeitnehmenden elektronisch übermittelt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Elektronische Übermittlung mit Empfangsnachweis
Das in Textform abgefasste Dokument muss Arbeitnehmenden ordnungsgemäß übermittelt werden, ihnen zugänglich sein, es muss speicherbar und ausdruckbar sein. Außerdem müssen Arbeitgebende Arbeitnehmende mit der Übermittlung um einen Empfangsnachweis bitten.
Sollten Arbeitnehmende jedoch ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis verlangen, sind Arbeitgebende weiterhin verpflichtet, den Vertrag in Papierform auszuhändigen. Weiterhin ist die Schriftform zwingend erforderlich unter anderem für den Ausbildungsvertrag nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) oder für den Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz. Überdies können Tarifverträge die Vorschrift enthalten, dass Arbeitserträge schriftlich zu verfassen sind.
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Auch digitale Arbeitszeugnisse möglich
Seit dem 1. Januar 2025 können zudem auch die Arbeitszeugnisse und die Ausbildungszeugnisse in elektronischer Form ausgestellt werden. Es ist also möglich, die Dokumente digital zu erstellen, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und elektronisch – also zum Beispiel per E-Mail – zu übermitteln.
Die Ausstellung in elektronischer Form ist aber nur mit Einwilligung der Arbeitnehmenden oder der Auszubildenden möglich. Voraussetzung ist, dass der digitale Arbeitsvertrag für die Arbeitnehmenden zugänglich ist – etwa durch Übersendung an die direkte E-Mail-Adresse – sowie gespeichert und ausgedruckt werden kann.
Allerdings können sich Schwierigkeiten ergeben, wenn zum Beispiel Änderungen am Zeugnis vorgenommen werden müssen, da mit der elektronischen Signatur ein unabänderbarer Zeitstempel verwendet wird.
Die neuen Regelungen sind ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung. Sie können beide Parteien praktische Vorteile bieten. Allerdings stehen dem gegenüber Herausforderungen, wie etwa technische Hürden und zum Teil hohe Investitionen zur Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur.
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