EINE PERSONALAKTE IST KEIN GEHEIMDOSSIER

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, für Angestellte eine Personalakte anzulegen und zu führen. In der Praxis führen jedoch fast alle Apotheken entsprechende Unterlagen. Solche Verzeichnisse sind für die Organisation des Arbeitsverhältnisses sowie für die Abrechnung von Gehältern beziehungsweise Sozialabgaben notwendig.

Wird eine Personalakte geführt, gelten arbeitsrechtlich klare Regeln für Inhalt, Einsicht und Datenschutz. Ein Überblick.

Es gibt jedoch Grenzen: Nicht alles, was über Sie bekannt ist, gehört in die Personalakte. Nach Datenschutz- und Arbeitsrecht dürfen nur Informationen dokumentiert werden, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Unzulässig sind beispielsweise Notizen über private Lebensumstände, politische Ansichten, eine Gewerkschaftsmitgliedschaft oder eine Religionszugehörigkeit.

Auch Gesundheitsdaten dürfen nur erfasst werden, wenn sie unmittelbar arbeitsrelevant sind, etwa bei längerer Arbeitsunfähigkeit oder im Rahmen einer betrieblichen Wiedereingliederung. Ebenso problematisch sind Notizen über das Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder persönliche Einschätzungen ohne sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis.

Wer Zweifel hat, kann seine Personalakte einsehen. Diese Möglichkeit ergibt sich aus dem Arbeitsrecht und gilt unabhängig davon, ob die Unterlagen in Papierform oder digital geführt werden. Dabei muss die Einsicht während der regulären Arbeitszeit möglich sein. Arbeitgebende dürfen die Einsicht nicht ohne triftigen Grund verweigern oder unnötig verzögern. Grundsätzlich haben Sie auch das Recht, aus ihrer Personalakte Abschriften oder Kopien anzufertigen. Das gilt insbesondere, wenn Sie Dokumente für eigene Unterlagen oder für eine arbeitsrechtliche Prüfung benötigen.

Einsicht in die Personalakte muss während der regulären Arbeitszeit möglich sein.

Bei digitalen Personalakten ist es üblich, dass Mitarbeitende Ausdrucke oder Dateien erhalten. Außerdem können Angestellte – sofern vorhanden – ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Ob Rechtsanwälte oder Vertrauenspersonen hinzugezogen werden dürfen, ist umstritten.

Enthält die Personalakte falsche oder unzulässige Informationen, können Sie eine Korrektur verlangen. Das gilt etwa bei sachlich falschen Beurteilungen oder bei Abmahnungen, die nicht gerechtfertigt sind. Die Arbeitgeberin beziehungsweise der Arbeitgeber muss den Eintrag dann entweder berichtigen oder eine Gegendarstellung in die Personalakte aufnehmen. Auf diese Weise wird dokumentiert, dass der betreffende Punkt strittig ist und Sie eine Stellungnahme abgegeben haben.

Meist reicht ein offenes Gespräch aus, um Missverständnisse zu klären und die Personalakte zu korrigieren. Ansonsten unterstützt ADEXA ihre Mitglieder in arbeitsrechtlichen Belangen – auch bei Fragen rund um die Personalakte.

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