DATENSCHUTZ UND SCHWEIGEPFLICHT IN DER APOTHEKE

Für PTA gehört der Umgang mit sensiblen Informationen zum Alltag. Häufig geschieht dies ganz selbstverständlich: Ein Rezept wird eingescannt, eine Medikationshistorie aufgerufen oder ein Kunde telefonisch über sein Arzneimittel informiert.

Doch gerade weil diese Abläufe Routine sind, besteht die Gefahr, dass Vorgaben zur Schweigepflicht oder Datenschutzregeln in der Apotheke unbewusst verletzt werden. Worauf sollten Sie achten?

Soweit die Theorie. Doch gerade im hektischen Tagesgeschäft der Apotheke kommt es nicht absichtlich zu Verstößen gegen den Datenschutz, sondern durch Unachtsamkeit. Ein klassisches Beispiel sind Gespräche am HV-Tisch. Werden sensible Informationen laut ausgesprochen, können andere Kund*innen diese möglicherweise mithören. PTA sollten deshalb darauf achten, diskret zu sprechen und bei vertraulichen Themen gegebenenfalls einen separaten Beratungsbereich anzubieten.

Auch Bildschirme können beim Thema Datenschutz in der Apotheke zum Problem werden. Werden Kund*innendaten oder E-Rezepte offen angezeigt und sind etwa für wartende Personen sichtbar, liegt bereits ein Datenschutzrisiko vor.

Monitore sollten deshalb so ausgerichtet sein, dass Dritte keine Einsicht erhalten.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Unterlagen. Papierrezepte, Ausdrucke oder Dokumentationsbögen zu pharmazeutischen Dienstleistungen (pDL) sollten niemals offen auf dem HV-Tisch liegen. Selbst kurze Momente der Unachtsamkeit können dazu führen, dass Kund*innen personenbezogene Informationen anderer Personen lesen. Wer Datenschutz in der Apotheke ernst nimmt, kann – falls die Zeit knapp ist – Ausdrucke umgedreht auf den HV-Tisch legen und in einer ruhigen Minute dann ins Backoffice bringen. Auf die Monitore sollten nur Mitarbeitende sehen können.

Noch ein Blick auf Kommunikationstechnologien in der Apotheke. Sie erleichtert viele Abläufe, bergen aber auch Risiken für Datenschutz-Pannen.

Bei E-Mails gilt: Gesundheitsdaten sollten nur über sichere und freigegebene Kommunikationswege versendet werden. Die Nutzung privater E-Mail-Konten in der Apotheke ist aus Sicht des Datenschutzes problematisch.

Besonders kritisch sehen Datenschutzbeauftragte den Versand sensibler Kund*innendaten über nicht zertifizierte Messenger-Dienste. Auch wenn der schnelle Nachrichtenaustausch verlockend erscheint, dürfen personenbezogene Gesundheitsinformationen nicht einfach über Chats weitergegeben werden. Achten PTA auf diese Regeln, vermeiden sie womöglich schwerwiegende Pannen beim Datenschutz in ihrer Apotheke.

Das sollten PTA beachten:

• Kund*innendaten stets vertraulich behandeln.
• Keine Auskünfte an Angehörige geben, sofern keine ausdrückliche Zustimmung der Kund*innen vorliegt.
• Diskret am HV-Tisch beraten, damit sensible Informationen nicht von anderen Kunden mitgehört werden können.
• Bildschirme und Unterlagen vor fremden Blicken schützen und Rezepte nicht offen liegen lassen.
• Kund*innengespräche niemals im privaten Umfeld oder in sozialen Netzwerken thematisieren.
• Am Telefon die Identität des Anrufers prüfen, bevor personenbezogene Informationen weitergegeben werden.
• Keine sensiblen Gesundheitsdaten über private Messenger oder private E-Mail-Konten versenden.
• Arbeitsplätze bei Verlassen sperren und sichere, individuelle Passwörter verwenden.
• Kund*innen nur erheben und speichern, wenn dies für die Versorgung erforderlich ist.
• Beim Botendienst und E-Rezept auf besondere Datensicherheit achten.

Auch das Thema Datensicherheit wird in Apotheken wird oft unterschätzt. Wichtig sind sichere Passwörter, individuelle Benutzerkonten und das Sperren von Arbeitsplätzen bei Abwesenheit. Ein Computer mit geöffnetem Warenwirtschaftssystem und sichtbaren Kund*innendaten sollte niemals unbeaufsichtigt bleiben. Passwörter sollten niemals auf Haftnotizen am Bildschirm kleben oder mit Kollegen geteilt werden.

Was praktisch erscheint, kann im Ernstfall erhebliche Folgen haben.

IT-Beauftragte sollten auf regelmäßige Software-Updates und auf die Nutzung aktueller Sicherheitsprogramme achten, etwa Virenscanner und Firewalls. Zwar liegt die technische Verantwortung häufig bei der Apothekenleitung oder externen IT-Dienstleistern, doch auch Mitarbeitende sind in der Pflicht, etwa Fehler zu melden, die ihnen aufgefallen sind: wichtige Aspekte für Datensicherheit und Datenschutz in der Apotheke.

Seit der Corona-Pandemie haben viele Apotheken ihre Services um Botendienste erweitern. Doch auch in diesem Bereich müssen sensible Informationen geschützt werden. Arzneimittel dürfen nicht unbeaufsichtigt vor Haustüren abgelegt werden, wenn dadurch Rückschlüsse auf Erkrankungen oder Therapien möglich sind. Zustellungen sollten so erfolgen, dass die Vertraulichkeit der Kund*innen gewahrt bleibt.

Neben dem Datenschutz und der Datensicherheit spielt für Apothekenteams die Schweigepflicht ebenfalls eine wichtige Rolle. Sie schützt alle Informationen, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt werden. Dazu gehören nicht nur Diagnosen oder Arzneimittelverordnungen, sondern auch persönliche Umstände, die Kund*innen während eines Beratungsgesprächs offenbaren.

Dabei gilt die Schweigepflicht nicht nur für Apothekerinnen oder Apotheker. Auch PTA, PKA, Pharmazieingenieure, Botendienstfahrer und andere Beschäftigte unterliegen dieser Verpflichtung. Informationen über Kund*innen dürfen grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben werden.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Angehörige Auskünfte verlangen.

Selbst wenn Ehepartner, Kinder oder Freund*innen regelmäßig Medikamente für eine*n Kund*in abholen, bedeutet dies nicht automatisch, dass ihnen Auskunft über die Medikation oder Erkrankungen gegeben werden darf. Liegt keine ausdrückliche Zustimmung des Kunden beziehungsweise der Kundin vor, sollten PTA zurückhaltend sein und gegebenenfalls Rücksprache mit der Apothekenleitung halten.

Dabei endet die Schweigepflicht nicht mit Feierabend. Gespräche über Kund*innen im privaten Umfeld, im Freundeskreis oder in sozialen Netzwerken sind tabu – selbst, wenn kein Name genannt wird. Häufig reichen bereits einzelne Details aus, um Personen identifizierbar zu machen.

Datenschutz, Datensicherheit und die Schweigepflicht in der Apotheke sind weit mehr als gesetzliche Vorgaben. Sie sind ein zentraler Bestandteil professioneller pharmazeutischer Arbeit. Kund*innen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre persönlichen Informationen in der Apotheke sicher sind. Für Sie als PTA bedeutet dies, im Alltag aufmerksam zu bleiben und auch scheinbar kleine Nachlässigkeiten ernst zu nehmen. Diskrete Gespräche, ein sorgfältiger Umgang mit Dokumenten und die Beachtung technischer Sicherheitsmaßnahmen tragen dazu bei, dieses Vertrauen dauerhaft zu erhalten.

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