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01. Januar 2018

Checklisten helfen

Frau mit Ordnern
Arbeitsorganisation ist alles – oder: Ohne Organisation ist alles nichts. PKA können sich nicht nur bei der Durchführung, sondern auch der durchdachten Erstellung von Checklisten wertvoll einbringen.

Arbeitsabläufe so sinnvoll zu gestalten, damit nichts vergessen, andererseits auch nichts unnötigerweise doppelt erledigt wird, ist eine große Kunst. Nicht jeder beherrscht diese. Und nicht jeder hat alles und jedes immer im Kopf. Checklisten können deshalb die Arbeit erleichtern und gleichzeitig den Kopf entlasten.

Kopf frei! Der Begriff „Checkliste“ stammt ursprünglich aus der Pilotensprache. Checklisten sind eine Auflistung einzelner Arbeitsschritte und dienen dem Piloten seit jeher zur Vergewisserung, dass er alle zu überprüfenden Funktionen auch tatsächlich „gecheckt“ hat. Durch den Einsatz dieser Listen kann sichergestellt werden, dass bestimmte Abläufe und Routinen immer gleich gestaltet werden und nichts Entscheidendes fehlt. Es sind einfache Abstreichlisten, die vorgeben, was in welcher Reihenfolge zu tun, festzustellen und sicherzustellen ist. Für Piloten ganz entscheidend, da das Vergessen eines einzigen Arbeitsschritts dramatische Konsequenzen haben kann. Ähnlich in der Apotheke: Auch hier kann ein kleiner Fehler, ein kleines Versehen, ein Vergessen im Einzelfall gravierende Folgen haben.

Vorbehalte groß Dennoch sind beim Erwähnen von Checklisten die Vorbehalte in vielen Apotheken groß. „Wir haben doch schon so viel Bürokratie“, wird gestöhnt. „Nicht noch mehr Dokumentationsaufwand!“ „Habe ich alles im Kopf.“ So mancher Mitarbeiter fühlt sich durch das „Werkzeug“ Checklisten in seiner Arbeitsweise eingeengt und bevormundet. Hinzu kommt der Arbeits- und Zeitaufwand eine Checkliste erstmalig auszuarbeiten – und sie auch regelmäßig zu aktualisieren und an veränderte Anforderungen anzupassen. Checklisten bedeuten für viele erst einmal zusätzliche Kontrolle statt wertvolle Arbeitshilfe. Doch spätestens, wenn bei einzelnen Tätigkeiten Fehler passieren, Arbeitsschritte vergessen wurden, die anschließend einen Mehraufwand zur Behebung bedeuten, ist berechtigterweise die Frage zu stellen, ob dies bei Einsatz und Anwendung einer Checkliste nicht doch vermeidbar gewesen wäre. Und meist erfolgt dann ein verständnisvolles Nicken.

Einsatzmöglichkeiten intern Anwendung sollten Checklisten bevorzugt bei wiederkehrenden Tätigkeiten, genormten oder normfähigen Arbeitsabläufen finden. Dazu gehören so banale Vorgehensweisen, wie die tägliche Routine des Öffnens und Schließens der Apotheke – mit all den notwendigen Kontrollen drum herum. Es kann auch nur gelegentlich anfallende Arbeiten betreffen, bei denen die mangelnde Routine die Fehler- oder Vergessensquote erhöht: Typisch wäre dies bei Inhalator- oder Milchpumpenverleih oder auch bei der Kompressionsstrumpf-Anpassung. Ebenso sind Checklisten aber auch bei Arbeiten, die sonst primär nur von einem bestimmten Mitarbeiter erledigt werden, sinnvoll – wenn dieser krankheits- oder urlaubsbedingt ausfällt: Rezeptabrechnung, Retaxations-Bearbeitung, Kassenbuch führen und selbst die Rezepturherstellung fallen hierunter.

Checklisten als „Einkaufslisten“ Nicht zuletzt können Checklisten aber auch für einzelne Aktionsthemen erstellt werden (Reise- oder Hausapotheke, Diabetesbedarf, Sommer- oder Winter-/Erkältungszeit). Diese Listen sind nicht nur intern nutzbar, sondern können gleichzeitig auch beim Kunden als Verkaufsförderungsinstrument eingesetzt werden. Der Kunde kann anhand einer entsprechenden Liste für sich einfach abhaken, was er an erforderlichen oder sinnvollen Arzneimitteln schon hat oder ob bestimmte Produkte lieber noch gekauft werden sollten. Die Checkliste für bestimmte Thematiken kann für Kunden somit zu einer „Einkaufsliste“ werden. Dies kann auf indirektem Weg sogar Absatz- beziehungsweise Umsatzsteigerung für die Apotheke bedeuten.

CHECKLISTE MORGENS / CHECKLISTE ABENDS
Je eine Beispiel-Checkliste für Morgens und Abends kann hier heruntergeladen werden. Eine Individualisierung auf die jeweilige Apotheke ist damit sehr leicht möglich.